採用代行でどのような業務を委託できる？メリットやデメリットも合わせて解説

自社に採用ノウハウを蓄積させたいのに、外部に委託するのは非効率なのではないかと不安に思うかもしれません。しかし、採用業務を社外に委託することは、社員の業務負担を軽減させられるメリットがあるのです。また、効率的な採用活動が行えたり、優秀な人材の確保が期待できるので、安心してまかせられます。

この記事では、採用代行で委託できる業務や委託するメリット・デメリットなどについて解説しています。効率的に採用活動をしたいと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

採用代行（RPO）とは？

採用代行の基本的なことについて解説していきます。

　採用業務を外部委託するサービス

採用代行とは、社内で行っている新卒や中途採用の業務を、社外の個人や企業に依頼することです。RPO（Recruitment Process Outsourcing）という呼び方をすることもあります。

採用のプロが業務を代わりに行ってくれるため、優秀な人材を確保するためには有効な手段です。特に、起業して間もない企業や人事担当者のスキルが不足している企業、人材不足の企業に需要があります。

　採用代行が求められる背景

人事担当者の人数が足りず手が回らなかったり、採用方法が多様化していたりすることが要因で、採用代行の需要が高まっています。効率的に採用活動を行うには、どうしても人手やスキルが必要。プロの業務代行は質の高い採用活動を行うのに有効です。

採用代行を委託できる業務は？

プロに委託できる業務はどのようなことなのでしょうか？

ここでは、7つの業務について紹介します。

採用代行の副業に関する詳しい情報は、「副業で採用代行を始めるには？注意点やおすすめの業務委託を紹介」の記事でも解説しています。

　1.採用計画の立案

どのように採用を行うかの「計画」段階から依頼できます。さまざまな企業の採用に携わった経験のあるプロが、自社に合った採用計画を立ててくれるので効率の良い採用活動ができます。その際、自社と委託先でしっかりと採用したい人材の理想像を共有することが大切です。

意見の相違があると、採用者が思っていた人物像でなかったと「ミスマッチ」を起こしてしまう可能性があります。

　2.求人の作成・掲載

求人をどのサイトにだすか、どのフリーペーパーに乗せるのかなどといった求人媒体の選考もおまかせできます。また、求人票に掲載する文章も依頼できるので、キャッチーなコメントをつけてもらうことも可能です。

応募者を待つだけでなく、スカウト業務をしてくれる企業や個人に依頼すると、さらなる効率的な採用活動が期待できます。

　3.説明会の実施

企業説明会や就職相談会などの実施を依頼できます。事前に自社の担当者と委託先で打ち合わせをし、どのような流れで会社の説明をするのか、求める人材についてはどのようなことを伝えたいかなどを共有しておきましょう。

説明会で使用する資料やスライドの準備も依頼できるので、社員の負担を軽減させられます。

　4.書類選考と面接の実施

応募者が多い場合、書類選考にかなりの時間がかかり、社員の負担になっていることがあるでしょう。このような場合、書類選考だけでも業務委託すれば、社員はほかの業務に集中できます。また、プロの目で選考を行うので、質のいい応募者を残すことが可能です。

社内に採用のノウハウがない場合にも書類選考や面接を委託することで、効率的に短期間で採用に成功できます。

採用面接の代行に関する詳しい情報は、「採用面接の代行を業務委託で受注するには？フリーランス・副業向けの案件獲得のコツ」の記事でも解説しています。

　5.内定者フォロー

内定後、入社までに時間があいてしまうと、他社で内定が決まったことにより辞退者がでてしまうことがあります。数人いるのはしかたのないことですが、あまりにも辞退者が多い場合にはコミュニケーション不足が原因かもしれません。社員がフォローする時間がないのなら、業務委託することでアフターフォロー不足が理由の内定辞退者を減らせます。

優秀な人材を確保しておくためには、アフターフォローが欠かせません。

　6.採用データの分析

採用活動にかかった費用や、内定率などの分析は重要です。応募経路ごとに内定率を計算すると、どの求人媒体が一番効率的に採用できたかを確認できます。反対に、内定率が低い媒体があれば、次回の採用活動時には使用しないという判断を下せます。

こうした採用データの分析は社員の負担になっていることがあるので、代行を依頼することで業務負担の軽減が期待できるのです。

　7.採用プロセスの改善

採用がうまくいかなかった場合、原因を探ることが大切です。応募者がいないなら求人媒体の見直し、ミスマッチがあったならスカウトでの採用手段を取り入れるなど、失敗した原因を追求し改善することが大切です。

改善案を提案してもらえるかどうかも、業務委託先を選ぶポイントとなるでしょう。

採用代行を業務委託する際のポイント

採用代行を委託するときに押さえておきたいポイントを3つ紹介します。

採用代行フリーランスについては、「採用代行フリーランスとは？面接や採用活動を個人に業務委託する注意点」の記事を読むことで、さらに詳しい情報を理解することができますよ。

　自社の課題やニーズを明確にする

自社が抱えている採用業務の課題や、必要な人材の理想像などを明確にしておきましょう。委託先はあくまでも外部の人間です。

社内の課題やニーズをしっかり伝えないと、採用のミスマッチを引き起こしてしまう可能性があります。

　複数の業者を比較検討する

初めからひとつの業者だけに絞りこまずに、さまざまな業者を比較してみましょう。強みや実績、サービス内容はそれぞれ違います。

自社に合った業者を選択するためにも、比較検討には時間をかけましょう。

　契約内容をしっかりと確認する

委託したい業者が決まったら、契約内容について確認してください。具体的にどのようなことを依頼でき、自社でする業務はあるのかなど、委託先とおたがいが納得したうえで契約をしましょう。

契約後に「引き受けられません」と断られてしまわないために、事前に確認しておくことが大切です。

採用代行は違法？の詳細については、「採用代行は違法？必要な資格や許認可の基準・委託募集申請の手順を解説」の記事でさらに解説しています。

採用代行を業務委託するメリット

採用代行を業務委託するメリットについて3つ紹介します。

　採用業務の負担軽減

採用業務は、計画立案から内定者フォローまで多岐に渡ります。一部だけでも委託すれば、採用活動で注力したい業務に集中できます。

また、繁忙期だけ依頼することで、社員の休日出勤や残業を減らす効果もあります。

　採用業務の専門性・効率性の向上

時代の流れとともに採用手法は変化します。SNSでの採用も主流となっている現代、トレンドに合わせた採用活動を行うのは難しいと感じている採用担当者もいるでしょう。

プロに委託すれば、専門的なスキルやノウハウを活用した効率的な採用活動が行えます。さらに、社員と一緒に採用活動を行ってもらえば自社にもノウハウを蓄積させられます。

　採用成功率がアップ

社内に採用ノウハウやスキルが不足しているのなら、プロに委託することで採用成功率が上がる可能性があります。

多くの企業で培った経験をもとに、自社に適している採用方法を提案してくれるので、効率的な採用活動ができるのです。

採用代行を業務委託するデメリット

採用代行を業務委託するデメリットを3つ紹介します。

　費用がかかる

委託している期間は代行費用が発生します。

しかし、社員をひとり増やすよりはコストは削減できるでしょう。また、プロが業務をしてくれるため即戦力になります。

採用代行の相場については、「採用代行の相場は？業務委託の適切な給料と市場の変動」の記事で触れています。

　認識のズレによる採用失敗のリスク

自社と委託先でしっかりと情報共有しなければ「ミスマッチ」などといった、採用活動の失敗につながってしまうことがあります。

打ち合わせは定期的に行い、進捗管理も怠らないようにしましょう。

　採用のノウハウが自社にたまりづらい

代行業者にすべてまかせてしまうと、自社に採用に関するノウハウが蓄積されません。そのため、採用活動の際には毎回業務委託することになってしまう可能性があります。

採用活動の一部だけを委託したり、一緒に活動したりし、プロのノウハウを自社に残せるようにしましょう。

採用代行業務委託のまとめ

採用代行を業務委託することは、社員の負担を軽減させられます。また、採用のプロが業務を行ってくれるため、効率的な採用活動となり優秀な人材の確保が期待できるでしょう。

しかし、採用活動のすべてを委託してしまうと自社のノウハウが蓄積されないという懸念があります。採用活動が今期だけでないのなら、委託業務を一部だけにするなどと工夫しましょう。

採用代行業務委託に関するQ&A

採用代行の業務委託でよくある質問について回答します。

　Q1.採用代行業者はどのように選べばいいですか？

採用代行業者の選び方は、以下のとおりです。

• 実績があるかどうか
• 希望する業務は対応しているか
• 予算内で委託できるか

参考にしてください。

　Q2.採用代行業者の業務内容は具体的に何ですか？

　依頼できる業務は、採用に関することです。以下は、依頼できる業務一覧です。

• 採用計画の立案
• 求人の作成・掲載
• 説明会の実施
• 書類選考と面接の実施
• 内定者フォロー
• 採用データの分析
• 採用プロセスの改善

業務の一部を依頼することも、すべてをまかせることも可能なので、ニーズに合わせて検討してみてください。